Verity Hartley
Marketing Specialist bei LanguageWire
LinkedIn
So kann ein Übersetzungsprojekt Ihre Daten gefährden (und so können Sie die Risiken eindämmen)
Verity Hartley
Marketing Specialist bei LanguageWire
LinkedIn
Wissen Sie, welche Risiken für Ihre sensiblen Daten entstehen können, wenn diese eine gesicherte Umgebung verlassen?
Ein einzelnes Übersetzungsprojekt kann durch viele Hände gehen, bis es an den Kunden geliefert wird. Ihre Daten können während des Projektverlaufs von Projektmanagern, Übersetzern, Korrektoren, Redakteuren, Grafikdesignern, Fachleuten und vielen anderen eingesehen werden. Sie alle spielen eine wichtige Rolle bei diesem Prozess und stellen zugleich Punkte dar, an denen Ihre Daten gefährdet sein könnten.
Language Service Provider (LSP) verarbeiten regelmäßig hochsensible Daten und Inhalte, darunter Verträge und Dokumente, die möglicherweise durch Vertraulichkeitsklauseln geschützt sind. Die Kunden speisen diese Dateien in den Übersetzungsprozess ein und denken unter Umständen kaum darüber nach, wie viele Berührungspunkte es im Prozess gibt und wie oft dieses Dokument durch eine externe Bedrohung gefährdet sein könnte.
Schauen wir uns eine vereinfachte Version eines Übersetzungsprojekts genauer an und dann sehen wir, wie oft Ihre wertvollen Dokumente zu einem Risiko für die Datensicherheit werden könnten.
Das erste Risiko taucht am Anfang eines Übersetzungsprojekts auf, wenn ein Kunde seine Anfrage per E-Mail an den Projektmanager des Sprachdienstleisters sendet. Alle Dokumente, die an die E-Mail angehängt sind, können bei einem Cyberangriff abgefangen und gestohlen werden. Darüber hinaus können E-Mails leicht falsch verwaltet und an ein falsches Konto weitergeleitet werden, wodurch Ihre Daten an unbekannte Dritte gesendet werden.
Wenn Ihr Sprachdienstleister Ihre Anfrage nur per E-Mail erhalten kann, bereiten Sie selbst das Feld für ein erhebliches Datenrisiko, das die Offenlegung sensibler Daten umfassen kann.
Nachdem der Projektmanager die Anfrage erhalten hat, sucht er den besten Übersetzer für den Auftrag aus. Viele Sprachdienstleister setzen Freiberufler ein, die außerhalb des IT-Netzwerks des Sprachdienstleisters arbeiten. Das bedeutet, dass die Daten erneut gefährdet sind, da sie per E-Mail aus dem gesicherten Netzwerk an das Konto des Übersetzers gesendet werden.
Diesmal besteht jedoch eine zusätzliche Gefährdung, da der Projektmanager häufig das Translation Memory (TM) für das Konto in die E-Mail einbezieht und diese Daten somit einer Cyberbedrohung aussetzt. Die TM-Datei könnte auch alle Daten für das gesamte Konto enthalten, nicht nur Inhalte, die für dieses spezifische Projekt relevant sind.
Sobald der externe Übersetzer die Dateien erhält, kann er sie lokal auf seinem PC speichern. In dieser Phase bestehen viele Datenrisiken, und die Risikominderung hängt zum großen Teil davon ab, wie gewissenhaft der Freiberufler in Bezug auf seine persönliche Datensicherheit verfährt.
Während viele Freiberufler die Datensicherheit außerordentlich ernst nehmen, tun einige andere dies nicht. Viele unterschätzen vielleicht das Risiko, weil sie natürlich keine IT-Sicherheitsexperten sind, und selbst der gewissenhafteste Übersetzer könnte Schwachstellen in seinen Systemen haben.
Zu den häufigsten Sicherheitsrisiken gehören ein schlechtes Passwortmanagement, unsichere öffentliche Internetverbindungen, der unregelmäßige Umgang mit Sicherheitspatches für Anwendungen und inkonsistente Datensicherungen.
Das Cybersicherheitsunternehmen BlueVoyant berichtet, dass vier von fünf Unternehmen eine von einem Drittanbieter verursachte Verletzung der Cybersicherheit erlitten haben. Wenn ein Sprachdienstleister Daten einem Dritten überlässt, sei es ein Übersetzer, Korrektor oder Fachexperte, sind die Daten unmittelbar gefährdet.
Ein weiterer problematischer Teil des Prozesses entsteht, wenn das TM das LSP-Netzwerk verlässt, um mit einer externen Kopie eines Dritten zusammengeführt zu werden. Dies erfordert häufig eine manuelle Zusammenführung der beiden Datenquellen, was schwierig und fehleranfällig sein kann. Schließlich sind wir alle nur Menschen.
Darüber hinaus stellt das TM selbst ein Risiko dar, wenn es das sichere Netzwerks des Sprachdienstleisters verlässt. Die darin enthaltenen Daten könnten externen Bedrohungen und Diebstahl ausgesetzt sein. Manche Kunden nutzen auch ein gemeinsames TM mit anderen Unternehmen, wodurch ihre Daten dem Risiko einer Offenlegung ausgesetzt sind, ohne dass es überhaupt bemerkt wird.
Translation Memories können während einer manuellen Zusammenführung oder auch während der Übertragung vom Sprachdienstleister an einen Dritten verloren gehen oder beschädigt werden. Die geschützte Aufbewahrung der Datei im Netzwerk des Sprachdienstleisters ist der sicherste Weg, um diese wichtigen Daten zu sichern.
Zum Abschluss des Prozesses wird die fertige Datei per E-Mail an den Projektmanager des Sprachdienstleisters zurückgesendet. Einmal mehr eröffnen die Schwachstellen beim Versenden von Dokumenten per E-Mail die Möglichkeit für einen Cyberangriff.
Benötigt der Sprachdienstleister zu diesem Zeitpunkt zusätzliche externe Ressourcen, beginnt der gesamte Zyklus erneut. Wenn das Projekt aber fertiggestellt ist, sendet der Sprachdienstleister eine weitere unsichere E-Mail an den Kunden, die die Daten enthält, um den Prozess abzuschließen.
Es gibt eine einfache Möglichkeit, um das Risiko für Ihre sensiblen Daten und Inhalte zu mindern. Bewahren Sie die Daten während des gesamten Übersetzungsprojekts in einer vollständig sicheren und überwachten Umgebung auf.
Jedes Mal, wenn Daten das Netzwerk eines Sprachdienstleisters verlassen, sind sie Risiken ausgesetzt, zu denen der Diebstahl von Daten und Verstöße gegen Vertraulichkeitsklauseln zählen. Indem Sie gewährleisten, dass keine Daten jemals das System Ihres Sprachdienstleisters verlassen, können Sie sicher sein, dass Ihre Daten durch Maßnahmen für die Cybersicherheit auf Unternehmensniveau geschützt sind.
Bei LanguageWire werden die Projekte unserer Kunden vollständig in unserer sicheren Umgebung auf Unternehmensniveau verwaltet. Alle Prozessschritte einschließlich der Übersetzung werden in unserem Sprachenmanagement-System mit unseren eigenen Tools ausgeführt, darunter Smart Editor, unserem maßgeschneiderten Online-CAT- und Validierungstool.
Alle Ihre Daten verbleiben von Anfang bis Ende in unserem System. Dieses muss die strengen Bestimmungen unseres ISO 27001-konformen Informationssicherheits-Managementsystems einhalten. Die Daten werden während des gesamten Prozesses verschlüsselt und sicher in der Cloud gesichert, um einen kontinuierlichen Datenschutz zu gewährleisten. Dies reduziert das Risiko erheblich und stellt Ihnen und unseren Übersetzern alle Daten bereit, wann immer Sie sie benötigen.
Erfahren Sie mehr über unser Sprachenmanagement-System und wie wir Ihnen helfen können, bei Ihrem nächsten Übersetzungsprojekt von Anfang bis Ende auf Nummer sicher zu gehen.
Ihr Weg zu einem leistungsstarken, integrierten Sprachmanagement beginnt hier! Nennen Sie uns Ihre Anforderungen und wir finden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.
