Hur ett översättningsprojekt kan utsätta dina data för risker (och hur riskerna kan minimeras)

Känner du till alla risker dina känsliga uppgifter utsätts för när de lämnar en säker miljö?

Ett enda översättningsprojekt kan passera genom många olika händer innan det levereras till kunden. Dina data kan under sin livscykel ses av projektledare, översättare, korrekturläsare, redaktörer, grafiska formgivare, ämnesexperter och många fler. Alla personer på denna lista är en viktig del av processen samtidigt som de utgör en punkt där dina uppgifter kan vara utsatta för en risk.

Språktjänsteleverantörer (Language Service Providers, LSP) hanterar regelbundet mycket känsliga data och innehåll, till exempel juridiska avtal och dokument som eventuellt skyddas av sekretessklausuler. Kunderna skickar in dessa filer i översättningsprocessen och funderar kanske inte så mycket på hur många kontaktpunkter som finns i arbetsflödet och hur ofta filerna riskerar att utsättas för ett externt hot.

Låt oss titta närmare på en förenklad version av ett översättningsprojekt och identifiera hur ofta dina värdefulla dokument kan bli en informationssäkerhetsrisk.

Steg 1: Kundförfrågan

Den första risken börjar i det inledande skedet av en översättningsprocess när en kund skickar sin begäran till en projektledare hos språktjänsteleverantören via e-post. Alla dokument som bifogas e-postmeddelandet kan riskera att läsas eller stjälas vid cyberattacker. Dessutom är det stor risk att e-post hanteras på fel sätt och råkar vidarebefordras till fel konto så att dina data exponeras för okända källor.

Om din språktjänsteleverantör endast kan ta emot dina förfrågningar via e-post utsätter du dina data för stora risker, i form av bland annat exponering av känsliga data.

Steg 2: Projektledaren vidarebefordrar begäran till en tredje part

När projektledaren har tagit emot beställningen hittar hen den bästa översättaren för jobbet. Många språktjänsteleverantörer använder frilansare som arbetar utanför språktjänsteleverantörens IT-nätverk. Detta innebär att uppgifterna återigen riskerar att utsättas för risker eftersom de skickas via e-post från det säkra nätverket till översättarens konto.

Om projektledaren också inkluderar översättningsminnen i e-postmeddelandet, uppkommer ytterligare hot eftersom flera data exponeras för cyberhot. I själva verket kan översättningsminnet innehålla alla data för hela kontot, inte bara de termer som är relevanta för just det aktuella projektet.

Steg 3: Översättaren sparar filerna lokalt

När den externa översättaren har tagit emot filerna kan hen spara dem lokalt på sin dator. Det finns många datarisker i det här skedet, och en stor del av begränsningen beror på hur noggrann varje frilansare är när det gäller deras personliga säkerhet.

Många frilansare tar datasäkerhet på största allvar medan andra inte gör det. Många inser kanske inte ens risknivån eftersom de inte förväntas vara experter på IT-säkerhet, och även den mest medvetna översättaren kan ha sårbara punkter i sina system.

Vanliga säkerhetsrisker kan omfatta dålig lösenordshantering, osäkra offentliga internetanslutningar, oregelbunden säkerhetsuppdatering i program och inkonsekvent säkerhetskopiering av data.

Cybersäkerhetsexperten BlueVoyant rapporterar att fyra av fem företag har utsatts för en cybersäkerhetsöverträdelse på grund av en tredjepartsleverantör. När en språktjänsteleverantör överför data från sitt nätverk till en tredje part, oavsett om det handlar om översättare, korrekturläsare eller ämnesexperter, utsätts den för omedelbara risker.

Steg 4: Sammanslagning av översättningsminnen

En annan problematisk del av processen är när översättningsminnet lämnar språktjänsteleverantörens nätverk för att slås samman med en extern kopia från en tredje part. Detta kräver ofta en manuell sammanslagning av de två datakällorna, vilket är väldigt svårt och ofta kan leda till fel. Det handlar om den mänskliga faktorn.

Dessutom utgör översättningsminnet i sig en risk när det lämnar det säkra nätverket hos språktjänsteleverantören. De data det innehåller kan utsättas för externa hot och stölder. Ibland använder kunder ett gemensamt översättningsminne med andra företag, vilket innebär att deras data riskerar att exponeras utan att de ens inser det.

Översättningsminnen kan gå förlorade eller skadas vid en manuell sammanslagning eller till och med vid överföringen från språktjänsteleverantören till en tredje part. Det säkraste sättet att skydda denna viktiga information är att förvara filen på ett säkert sätt i språktjänsteleverantörens nätverk.

Steg 5: Översättaren skickar e-post till språktjänsteleverantören

Till sist sluts cirkeln när den färdiga filen via e-post skickas tillbaka till projektledaren hos språktjänsteleverantören. Återigen inleds den sårbara processen med att skicka dokument via e-post där det finns hög risk för cyberattacker.

Om språktjänsteleverantören i detta läge behöver ytterligare externa tredjepartsresurser börjar hela cykeln om igen. Om projektet är avslutat returnerar dock språktjänsteleverantören ytterligare ett osäkert e-postmeddelande till kunden som innehåller data för att slutföra processen.

Så här minskar du riskerna i ett översättningsprojekt

Det finns ett enkelt sätt att minska riskerna för känsliga data och känsligt innehåll. Se till att dina data används i en helt säker och reglerad miljö under hela översättningsprojektets livscykel.

Varje gång data lämnar språktjänsteleverantörens nätverk utsätts de för risker, inklusive stöld och brott mot sekretessklausuler. Genom att se till att inga data lämnar språktjänsteföretagets ekosystem kan du vara säker på att den är skyddad med företagsklassad cybersäkerhet.

På LanguageWire hanteras våra kunders projekt i vår säkra miljö från början till slut. Alla steg, inklusive översättning, utförs inom vårt ekosystem för språkhantering med hjälp av våra olika verktyg som Smart Editor, vårt skräddarsydda översättnings- och valideringsverktyg online.

Alla dina data stannar inom vårt ekosystem från början till slut. Detta för att uppfylla de strikta reglerna i vårt system för informationssäkerhet som uppfyller kraven i ISO 27001. Dina data krypteras under hela processen och säkerhetskopieras säkert till molnet för kontinuerligt dataskydd. Detta minskar riskerna dramatiskt och gör alla data tillgängliga för dig och våra översättare när du behöver dem.

Läs mer om vårt ekosystem för språkhantering och hur vi i ditt nästa översättningsprojekt kan hjälpa dig med säker datahantering från början till slut.