Y lo más importante que la experta en localización Katja Virtanen desearía que todos los equipos de compras hicieran antes de lanzar una RFP
Las organizaciones del sector público deben hacer frente a un reto de localización con el que la mayoría de las empresas privadas nunca tienen que lidiar.
Tienen que hacer que la información sea accesible para todos los ciudadanos. A menudo tienen que cumplir con requisitos legales en materia lingüística. Prestan servicio a comunidades muy diversas. Y, a diferencia de las empresas privadas, deben seguir unas normas de contratación muy estrictas diseñadas para garantizar la transparencia y la igualdad de trato a los proveedores.
Por eso, elegir un proveedor de localización casi nunca es una simple decisión de compra.
Sin embargo, según Katja Virtanen, Senior Director of Public Sector and Interpreting en LanguageWire y especialista en contratación pública, muchas organizaciones cometen el mismo error incluso antes de empezar a evaluar a los proveedores.
"Se centran en comparar proveedores antes de haber analizado a fondo qué es lo que realmente necesitan y qué hay disponible".
Tras años de experiencia en el sector, Katja ha observado que las organizaciones a menudo no se plantean las preguntas adecuadas a tiempo, lo que hace que acaben atadas a contratos que no satisfacen plenamente sus necesidades. Esto les cuesta tiempo y dinero, y pueden perderse los servicios que mejor se adaptarían a sus necesidades de calidad.
Cómo las organizaciones del sector público lastran sus finanzas
Uno de nuestros clientes siguió el proceso y se hizo todas las preguntas adecuadas cuando lanzó la licitación por primera vez.
Sin embargo, no analizó a fondo lo que realmente necesitaba antes de iniciar el proceso de contratación.
Firmaron un contrato de localización de cuatro años antes de hablar sobre todos los detalles. No fue hasta más tarde cuando Katja se dio cuenta de que estaban usando un CMS muy popular para el que LanguageWire ya tenía un conector. Nunca se habló del flujo de trabajo real de localización de la organización, solo de los requisitos obligatorios de contratación.
"Una vez firmado un contrato de cuatro años, las organizaciones tienen muy poca flexibilidad para cambiar lo que han contratado".
Según Katja, esto supone una gran oportunidad perdida que puede tener un impacto significativo en el gasto del sector público.
"A menudo se presta atención solo a la tarifa por palabra, pero se ignoran los costes totales, incluidos los costes de la tecnollogía y los costes ocultos derivados de posibles rondas de corrección".
En este caso, la organización acabó copiando y pegando manualmente el contenido traducido en su CMS, a pesar de que un conector podría haber automatizado todo el proceso.
Un conector transfiere el contenido automáticamente entre sistemas. En la práctica, esto significa que solicitas una traducción directamente desde tu CMS, el contenido se envía a traducir y, cuando está listo, se devuelve automáticamente a las páginas correspondientes de tu web localizada. No hace falta copiar y pegar contenido a mano, volver a crear páginas ni gestionar versiones en varios idiomas manualmente.
Cuatro años es mucho tiempo en el panorama tecnológico actual, que evoluciona a un ritmo vertiginoso. Aunque nadie puede predecir todas las innovaciones futuras, Katja cree que muchas organizaciones públicas pasan por alto estos debates.
El consejo de Virtanen: "Habla con los expertos del sector y no tengas miedo de explorar nuevas formas de cubrir tus necesidades de localización".
Las recomendaciones de Katja Virtanen para sacar el máximo partido a tu configuración de localización son sencillas:
"Habla con los profesionales del sector, haz una solicitud de información exhaustiva, pon por escrito tus necesidades y expectativas, en lugar de limitarte a solicitar la oferta más barata con unos requisitos mínimos muy estrictos".
Volviendo al ejemplo del cliente anterior, una fase de análisis adecuada podría haberle ahorrado a la organización tanto tiempo como dinero. Habrían descubierto cuánto trabajo manual podría eliminar un conector antes de firmar el contrato.
La tecnología no es blanco o negro
Muchas organizaciones públicas son cautelosas a la hora de explorar nuevas tecnologías, a menudo con razón.
Su contenido suele ser legalmente vinculante y debe estar libre de errores. Algunas traducciones son muy confidenciales y no se pueden usar memorias de traducción. Algunas incluso tienen que hacerse en las propias instalaciones del cliente, usando su propio equipo.
También hay organizaciones, sobre todo en el ámbito de la defensa y las fuerzas del orden, donde simplemente no se permiten las tecnologías modernas ni la IA.
Sin embargo, aún hay muchas formas en las que el sector público puede beneficiarse de la tecnología y la automatización en la localización. El ejemplo del conector de arriba es solo uno de muchos.
Explora tus opciones durante el proceso de licitación
Las organizaciones del sector público se enfrentan a presiones cada vez mayores. Los gobiernos tienen que comunicarse en más idiomas y formatos que nunca para atender a unas comunidades cada vez más diversas.
Esto incluye de todo, desde documentos legales y páginas web municipales hasta interfaces de servicios públicos, actas de reuniones de ayuntamientos, anuncios oficiales y formularios de servicios digitales.
Los profesionales de la salud traducen información para pacientes, guías de tratamiento y material de servicios sociales a varios idiomas. Durante emergencias como pandemias o desastres naturales, las autoridades deben poder difundir información precisa rápidamente en muchos idiomas. También deben poder atraer inversión internacional y colaborar con la UE.
Como consecuencia de estas presiones cada vez mayores, muchas organizaciones del sector público están empezando a considerar activamente la IA como una opción.
Algunas están abiertas a dialogar sobre tecnología antes de lanzar las RFP.
"Me alegro mucho cada vez que veo esto", dice Katja.
Ella anima a todas las organizaciones del sector público a acercarse al mercado con la mente abierta para que puedan crear soluciones que reflejen tanto la tecnología actual como sus propias necesidades operativas.
"Lo que hace falta es hablar con los responsables del sector para saber hacia dónde se dirige y qué avances tecnológicos y otros aspectos se deben tener en cuenta en el proceso de contratación pública".
Cómo hacer las preguntas correctas
Según Katya, el reto principal es: "¿Cómo defines los criterios para asegurarte de que realmente obtienes la calidad por la que estás dispuesto a pagar?"
Las organizaciones del sector público deben establecer criterios de selección claros en materia de calidad, y esos criterios deben ser transparentes y no discriminatorios. En otras palabras, hay que tratar a todos los proveedores por igual.
Pero este tipo de evaluaciones tan estrictas no siempre dan los mejores resultados a largo plazo.
Por ejemplo, quizá necesites diez traductores con un título académico concreto o un número mínimo de páginas traducidas. Pero, ¿a caso garantiza eso de verdad la calidad en el futuro?
Katja sostiene que la experiencia previa en traducción por sí sola dice muy poco sobre si alguien es la persona adecuada. La calidad depende de la situación, el público, el objetivo y el tipo de contenido. Los criterios tradicionales de contratación no siempre permiten determinar si un traductor tiene la experiencia adecuada para un nicho concreto del sector público, ni si el proveedor puede ofrecer de forma constante el nivel de calidad que realmente necesitas.
Evaluar las herramientas y métodos de control de calidad de un proveedor debería ser tan importante como fijarse en la experiencia previa de un solo traductor.
Entonces, ¿cómo hacer las preguntas adecuadas?
El proceso formal de contratación es inevitable. Pero, al mismo tiempo, puedes interactuar con el sector y explorar las posibilidades antes de concretar tus requisitos.
Katja recomienda hablar de temas como:
Tecnologías como las memorias de traducción, las bases de datos terminológicas y los conectores CMS. Estas no solo automatizan el trabajo repetitivo, sino que también mejoran la coherencia entre idiomas y tipos de contenido.
Flujos de trabajos basados en IA. La IA no tiene por qué ser una decisión de "todo o nada". Puede convertirse en un paso controlado dentro del flujo de trabajo de localización, supervisado por expertos humanos y respaldado por memorias de traducción y gestión terminológica.
Flujos de trabajo que no son de texto, como maquetación, subtitulado, locución y localización multimedia. En lugar de volver a crear manualmente folletos, vídeos u otros recursos traducidos, muchos de estos procesos ahora se pueden optimizar o automatizar.
"El mayor reto es el arte de llevar a cabo un proceso de contratación pública transparente que realmente se adapte a las necesidades de la entidad pública".
Las preguntas adecuadas te llevan al socio adecuado
La contratación pública siempre va a necesitar una estructura, transparencia y una evaluación minuciosa. Estos principios son esenciales.
Pero, como demuestra la experiencia de Katja, para que la contratación de servicios de localización sea un éxito, hay que asegurarse de que la solución de localización se adapte a la realidad de tu organización, a tus flujos de trabajo y a la tecnología disponible hoy en día.
Las organizaciones que consiguen los mejores resultados a largo plazo suelen ser aquellas que dedican más tiempo a hacer preguntas antes de que se publique la RFP. Si primero entiendes qué es lo que se puede hacer, tendrás muchas más posibilidades de establecer los criterios adecuados para encontrar una solución que aporte valor durante toda la vigencia del contrato.
Descarga la checklist de contratación de servicios de localización para el sector público
Antes de publicar tu próxima RFP, asegúrate de haber explorado todas las opciones disponibles.
Descarga nuestra checklist gratuita de una página con las preguntas clave que Katja Virtanen recomienda tratar con los proveedores de localización antes de cerrar los requisitos de tu licitación.
Checklist para la contratación de servicios de localización en el sector público
