... och det råd som lokaliseringsexperten Katja Virtanen önskar att alla upphandlingsteam tog till sig innan de går ut med en upphandling
Organisationer inom offentlig sektor står inför en lokaliseringsutmaning som de flesta aktörer inom privat sektor aldrig behöver hantera.
De måste säkerställa att informationen är tillgänglig för alla medborgare. De måste ofta uppfylla lagstadgade språkkrav. De vänder sig till människor med olika språklig och kulturell bakgrund. Till skillnad från aktörer inom privat sektor måste de dessutom följa ett strikt upphandlingsregelverk som ska säkerställa öppenhet och likabehandling av leverantörer.
Upphandlingen av lokaliseringstjänster är därför sällan ett enkelt inköpsbeslut.
Ändå gör många organisationer samma misstag redan innan de börjar utvärdera leverantörer, enligt Katja Virtanen, Senior Director Public Sector and Interpreting på LanguageWire och specialist på offentlig upphandling.
"De börjar jämföra leverantörer innan de har tagit reda på vad de faktiskt behöver och vilka möjligheter som finns."
Efter många år i branschen har Katja sett samma sak upprepas gång på gång: organisationer ställer inte rätt frågor innan upphandlingen. Resultatet blir avtal som inte fullt ut motsvarar verksamhetens behov. Detta kostar både tid och pengar, samtidigt som man riskerar att gå miste om lösningar som bättre uppfyller organisationens kvalitetskrav.
När upphandlingen inom offentlig sektor leder till onödiga kostnader
En av våra kunder följde upphandlingsprocessen och ställde alla de rätta frågorna när de genomförde sin första upphandling.
Däremot hade de inte gjort en ordentlig behovsanalys innan upphandlingen inleddes.
De tecknade ett fyraårigt avtal om lokalisering innan de hade kartlagt sina behov fullt ut. Först i efterhand upptäckte Katja att organisationen använde ett vanligt CMS som LanguageWire redan hade en connector till. Fokus låg enbart på de formella upphandlingskraven – inte på organisationens faktiska arbetsflöde för lokalisering.
"När ett fyraårigt avtal väl är tecknat är möjligheterna att ändra det som har upphandlats mycket begränsade."
Enligt Katja går många organisationer inom offentlig sektor miste om stora möjligheter, något som kan få betydande ekonomiska konsekvenser.
"Alltför stort fokus läggs på ordpriset, medan den totala kostnaden – till exempel för teknik eller extra korrekturomgångar – ofta förbises."
I det här fallet fick organisationen manuellt kopiera och klistra in översatt innehåll i sitt CMS, trots att en connector hade kunnat automatisera hela arbetsflödet.
En connector överför innehåll automatiskt mellan olika system. I praktiken innebär det att du beställer översättning direkt från ditt CMS. Connectorn skickar automatiskt innehållet för översättning och publicerar det sedan på rätt sidor på den lokaliserade webbplatsen när översättningen är klar. Du slipper kopiera och klistra in innehåll manuellt, återskapa sidor och hantera olika språkversioner för hand.
Fyra år är lång tid i ett tekniklandskap som förändras i snabb takt. Ingen kan förutse all framtida teknikutveckling. Ändå upplever Katja att många organisationer inom offentlig sektor aldrig för de här diskussionerna.
Katjas råd: För en dialog med branschen och var öppen för nya sätt att möta organisationens behov av lokalisering
Katjas råd till organisationer som vill få ut mer av sin lokaliseringslösning är enkelt:
"Prata med leverantörerna, genomför en ordentlig RFI och dokumentera era behov och förväntningar. Fokusera inte enbart på lägsta pris i kombination med omfattande minimikrav."
Om vi återgår till exemplet ovan hade en ordentlig behovsanalys kunnat spara både tid och pengar. Då hade organisationen upptäckt hur mycket manuellt arbete en connector hade kunnat eliminera redan innan avtalet tecknades.
Teknik behöver inte vara allt eller inget
Många organisationer inom offentlig sektor är försiktiga med att ta till sig ny teknik, och det finns ofta goda skäl till det.
Innehållet är ofta juridiskt bindande och måste vara helt felfritt. Vissa översättningar omfattas av mycket höga sekretesskrav och måste därför utföras utan översättningsminnen. I vissa fall måste översättningen dessutom utföras i kundens egna lokaler med kundens egen utrustning.
Det finns också organisationer, särskilt inom försvar och brottsbekämpning, där modern teknik eller AI helt enkelt inte är tillåtet.
Samtidigt finns det många sätt för organisationer inom offentlig sektor att dra nytta av teknik och automatisering i sina lokaliseringsprocesser. Exemplet med connectorn är bara ett av många.
Utforska möjligheterna redan under upphandlingen
Organisationer inom offentlig sektor står inför allt större krav. Myndigheter och andra offentliga verksamheter förväntas kommunicera på fler språk och i fler format än någonsin för att nå en befolkning med allt större språklig och kulturell mångfald.
Det handlar om allt från juridiska dokument och kommunala webbplatser till självbetjäningstjänster, protokoll från kommunfullmäktige, officiella meddelanden och digitala blanketter.
Vårdgivare översätter patientinformation, behandlingsguider och informationsmaterial från socialtjänsten till många olika språk. Vid kriser som pandemier eller naturkatastrofer måste myndigheter snabbt kunna förmedla korrekt information på många olika språk. De behöver också kunna locka internationella investeringar och delta i EU-samarbeten.
Mot den bakgrunden börjar allt fler organisationer inom offentlig sektor se AI som ett möjligt alternativ.
En del inleder en teknisk dialog innan upphandlingen inleds.
"Jag blir alltid glad när jag ser det", säger Katja.
Hon uppmuntrar alla organisationer inom offentlig sektor att föra en öppen dialog med branschens aktörer. Det ger bättre förutsättningar att hitta lösningar som tar vara på dagens teknik och samtidigt möter verksamhetens behov.
"Det behövs en dialog med branschens aktörer för att förstå vart utvecklingen är på väg och vilka tekniska framsteg och andra faktorer som bör vägas in i upphandlingen."
Så ställer du rätt frågor
Den stora utmaningen är enligt Katja följande: "Hur utformar man kriterier som gör att man faktiskt får den kvalitet man vill betala för?"
Organisationer inom offentlig sektor måste fastställa tydliga kvalitetskriterier som är transparenta och icke-diskriminerande. Med andra ord ska alla leverantörer behandlas lika.
Men den här typen av strikta bedömningskriterier leder inte alltid till det bästa resultatet på lång sikt.
Det kan till exempel handla om krav på tio översättare med en viss akademisk examen eller ett minsta antal översatta sidor. Men är det verkligen en garanti för hög kvalitet även i framtiden?
Enligt Katja säger tidigare översättningserfarenhet i sig väldigt lite om en översättare verkligen är rätt person för uppdraget. Kvaliteten avgörs av sammanhanget, målgruppen, syftet och typen av innehåll. Traditionella upphandlingskriterier visar inte alltid om en översättare har rätt kompetens inom ett visst område i offentlig sektor eller om leverantören kan leverera den kvalitet verksamheten faktiskt behöver över tid.
Därför bör leverantörens metoder och verktyg för kvalitetssäkring väga lika tungt som en enskild översättares tidigare erfarenhet.
Hur ställer du då rätt frågor?
Den formella upphandlingsprocessen går inte att komma runt. Men parallellt med denna process kan du föra en dialog med branschens aktörer och undersöka vilka möjligheter som finns innan ni bestämmer vilka krav som ska ställas i upphandlingen.
Katja rekommenderar att ni bland annat diskuterar följande:
Teknik som översättningsminnen, termdatabaser och CMS-connectorer. De automatiserar inte bara återkommande arbetsmoment utan bidrar också till större enhetlighet mellan språk och olika typer av innehåll.
AI-drivna arbetsflöden. AI behöver inte vara ett val mellan allt eller inget. AI kan användas i ett avgränsat steg i lokaliseringsprocessen, där AI används under språkexperternas kontroll och med stöd av översättningsminnen och terminologihantering.
ilaArbetsflöden för annat än text, till exempel DTP, undertextning, voiceover och multimedielokalisering. I stället för att manuellt återskapa översatta broschyrer, videor och annat material kan många av dessa moment numera effektiviseras eller automatiseras.
"Den största utmaningen är att genomföra en transparent offentlig upphandling som samtidigt verkligen möter verksamhetens behov."
Rätt frågor leder till rätt samarbetspartner
Offentlig upphandling kommer alltid att kräva struktur, transparens och noggranna utvärderingar. Det är grundläggande principer.
Men Katjas erfarenhet visar att en lyckad upphandling av lokalisering handlar om att hitta en lösning som är anpassad efter organisationens arbetssätt, arbetsflöden och den teknik som finns tillgänglig i dag.
De organisationer som lyckas bäst på lång sikt är ofta de som lägger mer tid på att ställa rätt frågor innan upphandlingen offentliggörs. Genom att först ta reda på vilka möjligheter som finns ökar chanserna att utforma upphandlingskrav som leder till en lösning som skapar värde under hela avtalsperioden.
Ladda ned checklistan för upphandling av lokalisering inom offentlig sektor
Se till att ha undersökt alla möjligheter innan ni offentliggör nästa upphandling.
Ladda ner vår checklista för upphandling av lokalisering inom offentlig sektor – helt kostnadsfritt. Den innehåller de viktigaste frågorna som Katja Virtanen rekommenderar att ni diskuterar med lokaliseringsleverantörer innan upphandlingskraven fastställs.
Checklista för upphandling av lokaliseringstjänster inom offentlig sektor
