Mikä on se yksi asia, jonka lokalisoinnin asiantuntija Katja Virtanen soisi jokaisen hankintatiimin tekevän ennen tarjouspyynnön julkaisemista?
Julkisella sektorilla on käännöspalveluihin liittyviä haasteita, joita yksityiset yritykset eivät yleensä kohtaa.
Organisaatioiden täytyy tuottaa tietoa kaikkien kansalaisten saataville. Niiden kielivalinnoista säädetään usein laissa. Niiden kohderyhminä on monimuotoisia yhteisöjä. Lisäksi niiden täytyy noudattaa kaikissa hankinnoissaan tiukkoja sääntöjä, joiden tarkoituksena on varmistaa läpinäkyvyys ja toimittajien tasavertainen kohtelu.
Julkisen sektorin organisaatioille lokalisointikumppanin valinta ei yleensä olekaan pelkkä yksinkertainen ostopäätös.
Julkisen sektorin hankintojen asiantuntija, LanguageWiren julkisesta sektorista ja tulkkauksesta vastaava Senior Director Katja Virtanen toteaa, että monet organisaatiot tekevät saman virheen jo ennen palveluntarjoajien arviointia.
"Organisaatiot alkavat vertailla toimittajia ennen kuin ne ovat täysin selvittäneet, mitä ne tarvitsevat ja mitä on tarjolla."
Pitkän kokemuksensa perusteella Katja on havainnut, että organisaatiot eivät useinkaan kysy oikeita kysymyksiä ennen hankintaa. Tämän seurauksena ne voivat sitoutua sopimuksiin, jotka eivät täysin täytä niiden tarpeita. Hukkaan menee sekä aikaa että rahaa, ja laatutason kannalta parhaat palvelut voivat jäädä saamatta.
Julkisen sektorin organisaatiot nakertavat omaa tulostaan
Eräs asiakkaamme noudatti suositeltua prosessia ja kysyi kaikki oikeat kysymykset ennen tarjouskilpailun avaamista.
Se ei kuitenkaan riittävän tarkasti selvittänyt omia tarpeitaan etukäteen.
Organisaatio solmi nelivuotisen lokalisointisopimuksen. Katjalle selvisi vasta myöhemmin, että organisaatiossa käytettiin tunnettua sisällönhallintajärjestelmää, johon LanguageWirella on konnektori. Sopimusta valmisteltaessa ei kuitenkaan keskusteltu lainkaan organisaation työnkuluista vaan pelkästään hankinnan pakollisista vaatimuksista.
"Kun nelivuotinen sopimus on solmittu, organisaatiolla on hyvin rajalliset mahdollisuudet muuttaa hankinnan sisältöä."
Katja toteaa, että tällaisessa tilanteessa menetetään hyviä mahdollisuuksia, ja lopputulos voi vaikuttaa merkittävästikin organisaation tulokseen.
"Usein keskitytään sanahintoihin eikä kiinnitetä huomiota kokonaishintaan, johon kuuluvat myös tekniikan kulut sekä mahdollisista korjauksista aiheutuvat piilokustannukset."
Esimerkkitapauksen organisaatio joutui manuaalisesti kopioimaan ja siirtämään käännetyn sisällön järjestelmäänsä, vaikka koko prosessi olisi voitu automatisoida konnektorin avulla.
Konnektori siirtää sisältöä automaattisesti eri järjestelmien välillä. Käytäjä voi tilata käännöksen suoraan omasta sisällönhallintajärjestemästään, sisältö siirtyy sieltä suoraan käännettäväksi ja käännetty sisältö puolestaan palautetaan automaattisesti oikeaan paikkaan esimerkiksi verkkosivuston rakenteessa. Ei siis tarvitse manuaalisesti kopioida ja liittää mitään, rakentaa sivustoja erikseen tai hallinnoida lukuisia kieliversioita.
Neljä vuotta on erittäin pitkä aika nykypäivän nopeasti kehittyvässä teknologiaympäristössä. Kukaan ei toki voi ennakoida kaikkia tulevia innovaatioita, mutta Katjan mukaan monet julkisen sektorin toimijat jättävät asian täysin huomiotta.
Katjan neuvo organisaatioille: Puhukaa alan edustajille ja uskaltakaa tutustua uusiin tapoihin täyttää lokalisointitarpeenne.
Katja Virtanen antaa yksinkertaisen neuvon lokalisointijärjestelyjen optimoimiseen:
"Puhukaa alan edustajille, tehkää perusteelliset tietopyynnöt, kirjatkaa ylös tarpeenne ja odotuksenne - älkää vain hakeko halvinta hintaa raskailla vähimmäisvaatimuksilla."
Edellä kerrotussa esimerkkitapauksessa asiakas olisi säästänyt sekä aikaa että rahaa, jos se olisi ennen sopimuksen solmimista selvittänyt, kuinka paljon manuaalista työtä konnektori korvaa.
Teknologia ei ole joko/tai
Monet julkisen sektorin organisaatiot ovat varovaisia uusien teknologioiden käyttöönoton suhteen, ja usein tämä onkin perusteltua.
Niiden tuottama sisältö voi olla laillisesti sitovaa, joten sen on oltava virheetöntä. Joskus käännettävä sisältö on niin luottamuksellista, ettei sen kääntämiseen voi käyttää edes käännösmuistia. Joskus käännöstyö on tehtävä asiakkaan tiloissa ja asiakkaan välineillä.
Joissain organisaatioissa, erityisesti puolustus- ja poliisitoiminnassa, monet teknologiat ja tekoäly ovat yksiselitteisesti kiellettyjä.
Julkisellakin sektorilla voidaan silti hyödyntää lokalisoinnissa teknologiaa ja automaatiota monin tavoin. Edellä mainittu konnektori on yksi monista tällaisista vaihtoehdoista.
Selvitä vaihtoehdot hankinnan yhteydessä
Julkisen sektorin organisaatioihin kohdistuu kasvavia paineita. Hallinnon odotetaan viestivän yhä useammalla kielellä ja yhä useammassa eri muodossa tavoittaakseen yhä monimuotoisempia kohdeyhteisöjä.
Viestintään kuuluu esimerkiksi juridisia asiakirjoja, kuntien verkkosivuja, julkisten palvelujen käyttöliittymiä, kokouspöytäkirjoja, virallisia ilmoituksia ja digitaalisia lomakkeita.
Sosiaali- ja terveysalan toimijat tarvitsevat monenkielisiä käännöksiä potilastiedotteista, hoito-ohjeista ja sosiaalipalvelujen aineistoista. Hätä- ja erityistilanteissa, kuten vaikkapa pandemian tai luonnonkatastrofin yhteydessä, viranomaisten täytyy pystyä tarjoamaan tarkkaa tietoa nopeasti monella eri kielellä. Toimijoiden täytyy myös houkutella ulkomaisia sijoittajia ja osallistua EU-tason yhteistyöhön.
Kasvavien paineiden alla monet julkisen sektorin organisaatiot ovatkin alkaneet vahvasti harkita tekoälyn käyttöä lokalisoinnissa.
Jotkin toimijat käyvät keskustelua teknologiasta ennen tarjouspyyntöjen laatimista.
"Tämä ilahduttaa minua joka kerta", Katja sanoo.
Hän kannustaakin kaikkia julkisen sektorin organisaatioita lähestymään lokalisointimarkkinoita avoimin mielin ja hakemaan modernia teknologiaa hyödyntäviä ratkaisuja, jotka täyttävät niiden toiminnan tarpeet.
"Organisaatioiden tulisi keskustella alan edustajien kanssa siitä, mihin alalla ollaan menossa, kuinka teknologia kehittyy ja mitä muuta hankintaprosessissa kannattaa huomioida."
Oikeat kysymykset
Katja kiteyttää keskeisimmän haasteen näin: "Kuinka määrittää hankinnan kriteerit niin, että organisaatio saa sen tasoista laatua, josta on valmis maksamaan?"
Julkisen sektorin organisaatioiden täytyy määrittää hankinnoilleen tarkat laatukriteerit, ja näiden kriteerien tulee olla läpinäkyviä ja syrjimättömiä. Kaikkia toimittajia tulee siis kohdella tasapuolisesti.
Tiukat arvioinnit eivät kuitenkaan aina johda pitkällä aikavälillä parhaaseen lopputulokseen.
Vaatimuksena voi esimerkiksi olla, että tarjoajan tulee nimetä kymmenen kääntäjää, joilla on tietyntasoinen tutkinto tai tietyn sivumäärän verran käännöskokemusta. Onko tämä kuitenkaan tae tulevan työn laadusta?
Katjan mielestä pelkkä aiempi käännöskokemus ei vielä kerro kovinkaan paljon kääntäjän sopivuudesta. Laatu määräytyy aina tilanteen, kohderyhmän, käyttötarkoituksen ja sisältötyypin mukaan. Perinteisten hankintakriteerien avulla ei aina voida osoittaa, onko yksittäisen kääntäjän kokemus relevanttia juuri tietyn julkisen sektorin toimijan kontekstissa tai pystyykö palveluntarjoaja jatkuvasti täyttämään vaadittavan laatutason.
Palveluntarjoajan laadunvarmistustyökalujen ja -menetelmien arvioinnille tulisi antaa vähintään yhtä suuri painoarvo kuin yksittäisen kääntäjän kokemukselle.
Kuinka kysyä juuri oikeat kysymykset?
Muodollista hankintaprosessia ei voi sivuuttaa. Sen rinnalla voi kuitenkin käydä keskustelua alan sidosryhmien kanssa ja selvittää, mitä kaikkea on tarjolla, ennen kuin lyö organisaation vaatimuksia lukkoon.
Katja kannustaa ottamaan keskusteluun esimerkiksi seuraavia asioita:
Teknologia, esimerkiksi käännösmuistit, termikannat ja konnektorit. Tämänkaltaisten työkalujen avulla voidaan automatisoida toistuvia työvaiheita ja parantaa yhdenmukaisuutta eri kielissä ja sisällöissä.
Tekoälyä hyödyntävät työnkulut. Tekoälyn ei tarvitse olla joko/tai-valinta. Se voidaan liittää hallitusti yhdeksi vaiheeksi lokalisoinnin työnkulkuun, jossa mukana ovat myös asiantuntijoiden osaaminen, käännösmuistit ja termienhallinta.
Muut kuin tekstintuotannon työnkulut, kuten taitto, tekstitys, voiceover ja multimedialokalisointi. Nykyään monet näistä prosesseista voidaan automatisoida tai optimoida niin, ettei käännettyä sisältöä tarvitse manuaalisesti työstää uudessa muodossa julkaisua varten.
"Suurin haaste ja taidonnäyte on toteuttaa läpinäkyvä julkisen hankinnan prosessi, joka aidosti vastaa toimijan tarpeisiin."
Oikeat kysymykset oikealle kumppanille
Julkisissa hankinnoissa edellytetään aina jäsenneltyä rakennetta, läpinäkyvyyttä ja huolellista arviointia. Nämä ovat perustavanlaatuisia periaatteita.
Kokemuksesta Katja kuitenkin tietää, että onnistunut käännöspalvelujen hankinta kiteytyy siihen, huomioiko ratkaisu organisaation toiminnan käytännöt ja työnkulut ja sekä nykypäivän teknologian.
Pitkällä aikavälillä parhaan tuloksen saavuttavat organisaatiot, jotka kysyvät eniten kysymyksiä ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Kun organisaatio selvittää ensin, mikä on ylipäänsä mahdollista, sen on helpompi asettaa sellaiset kriteerit, joiden perusteella löytyy koko sopimuskauden ajan arvoa tuottava ratkaisu.
Lataa julkisen sektorin käännöspalvelujen hankinnan tarkistuslista
Ennen kuin organisaatiosi julkaisee seuraavan tarjouspyyntönsä, varmista, että olette selvittäneet kaikki mahdollisuudet ja vaihtoehdot.
Lataa maksuton yhden sivun tarkistuslista. Se sisältää Katja Virtasen suosittelemat keskeiset kysymykset, joista kannattaa keskustella lokalisointipalvelujen tarjoajien kanssa ennen hankinnan vaatimusten vahvistamista.
Julkisen sektorin käännöshankintojen muistilista
