Een van onze klanten had een probleem met zijn lokalisatieworkflow: de validatiestap veroorzaakte vertragingen. De lijst met openstaande projecten werd snel langer. 36% van de vertaalopdrachten liep vertraging op en duizenden onafgewerkte opdrachten stapelden zich op.
Met zoveel achterstand en vertraagde marktactiviteiten wilde de klant absoluut de efficiëntie verbeteren.
Validatie is een veelvoorkomend knelpunt, maar het is vaak moeilijk om te kwantificeren, op te volgen en op te lossen.
Ontstaan de vertragingen omdat het team het druk heeft? Accepteert één validator te veel werk? Lopen sommige talen meer achter dan andere? Deze uitdaging wordt vooral complex in grote gedecentraliseerde opstellingen zonder duidelijk eigenaarschap.
Om problemen zoals hierboven op te lossen, hanteert LanguageWire een datagedreven aanpak en gebruikt het Lean-dashboards. Aan de hand van deze gegevens merkte onze Senior Operations Excellence Specialist Philip Philipsen op dat de klant te maken had met hoge opdrachtvolumes en terugkerende vertragingen. Dus ondernam hij actie en startte een optimalisatieproject.
Voordat we ingaan op wat de gegevens lieten zien en hoe het team de efficiëntie verbeterde, spoelen we eerst even terug om te begrijpen waarom Philip die gegevens in eerste instantie bekeek en waar de dashboards vandaan kwamen.
Gefocust blijven op wat het belangrijkst is
De reden dat Philip die dag klantgegevens bekeek (en waarom die bestonden) was vanwege Lean.
Lean is een methode voor het verbeteren van operationele processen die gebruikmaakt van gegevens, inzicht in de workflows en continue verbetering om problemen bij de bron aan te pakken.
In de afgelopen drie jaar heeft LanguageWire Lean-principes in onze bedrijfsvoering geïntegreerd. Bijvoorbeeld door dashboards te bouwen die helpen de lokalisatieworkflow van de klant te visualiseren en op te sporen waar vertragingen of operationele knelpunten optreden.
Een van onze getalenteerde experts, Joanna Monika Nyk, heeft een groot aandeel gehad in de implementatie van Lean. LanguageWire was altijd al sterk gericht op het creëren van waarde en het nemen van beslissingen op basis van gegevens. Haar team bouwde daarop voort om die cultuur te formaliseren en te versterken.
Lean is een manier om operationele maturiteit te ontwikkelen en evolueert door de manieren waarop mensen dagelijks samenwerken, beslissingen nemen en samen problemen oplossen. Op termijn bepalen die gedragingen hoe effectief een organisatie kan opschalen en zich kan aanpassen.
In Joanna's woorden: "Lean helpt ons gefocust te blijven op wat voor ons het belangrijkst is - klantwaarde - en dat op basis van gegevens in plaats van te vertrouwen op aannames."
Zo vonden we de oorzaak van het knelpunt in de validatie ...
Wat vertelden de Lean-dashboards over het probleem met de efficiëntie van het validatieproces van de klant?
De gegevens toonden aan dat validators gemiddeld drie dagen nodig hadden om opdrachten te aanvaarden, maar dat elke opdracht meestal werd voltooid binnen vijf dagen na aanvaarding.
Verder onderzoek onthulde precies waar het knelpunt zich voordeed, met zelfs details over welke validators vertragingen veroorzaakten, welke landen achterophinkten en wie het grootste deel van de werklast op zich nam.
Als je precies weet wat er op de werkvloer gebeurt, heb je een startpunt voor verandering. Het kan je vertellen waar je moet op focussen, met wie je moet praten en hoe je het werk kunt herverdelen.
Nog een interessant gegeven: de meeste vertragingen gebeurden na een bepaald aantal dagen. Als een opdracht vóór dat moment was aanvaard, was de kans groter dat deze voltooid werd. Omgekeerd waren vertragingen waarschijnlijker ná dat bepaalde moment.
Het probleem kwantificeren was een belangrijke stap om het op te lossen, maar wat volgt is nog meer van belang: hoe ga je op een gestructureerde manier om met deze kennis? Vooral als je een gedecentraliseerde opzet hebt zonder duidelijk eigenaarschap?
Op basis van deze inzichten werkte LanguageWire samen met de klant een gericht actieplan uit.
Zo maakten we het validatieproces 21% efficiënter ...
Het tweede deel van de uitdaging was uitzoeken hoe je de gegevens omzet naar een actieplan.
Het validatieteam van de klant bestaat uit lokale mensen die zich in hun job voltijds bezighouden met de marketing, producten of technologie van het bedrijf. De validatie krijgt bij hen meestal geen prioriteit. Vertragingen worden doorgaans niet veroorzaakt door een gebrek aan bereidheid, maar door een gebrek aan duidelijkheid of capaciteit.
In een standaardproces krijgen validators automatisch herinneringen, in de hoop dat dit hen helpt om geen achterstand op te lopen in de validatietaken. Dat werkt over het algemeen niet. Integendeel. Validators hebben directe communicatie en afstemming nodig met de collega's die hun medewerking vragen.
Om dit proces te ondersteunen, gebruikt het team van LanguageWire een zogenaamd 'Validation Alignment Document'. Dat helpt de communicatie tussen klanten, validators en LanguageWire te structureren.
Het document helpt bij het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden, escalatiepaden, tijdlijnen en verwachtingen, zodat alle deelnemers aan het proces op de hoogte zijn van alle verschillende scenario's en resultaten. Op die manier kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen, ongeacht de situatie.
Het resultaat is een voorspelbaarder validatieproces: Zowel klanten, validators als LanguageWire zitten op één lijn over het validatieproces voordat het begint.
De gegevens verschaften zeer waardevolle context aan deze gesprekken. Doordat hij precies wist waar de knelpunten zich bevonden, kon de klant rechtstreeks met de betreffende validators praten.
In sommige gevallen kon men werk wegnemen bij overbelaste validators. In andere kon de klant zijn verwachtingen herbekijken met validators die het proces consequent volgen.
Een andere oplossing was het invoeren van een trigger om opdrachten te annuleren. Volgens de gegevens waren vertragingen na een bepaald punt waarschijnlijker. De annuleringstrigger zorgde ervoor dat opdrachten na dat moment gewoon werden geannuleerd. Voor de klant was het beter om het project later opnieuw te bestellen dan een enorme achterstand op te bouwen.
Hierdoor werd de doorlooptijd van het proces (Process Lead Time, PLT) met 21% verkort.
De PLT is een belangrijke prestatie-indicator die evalueert hoe efficiënt een proces wordt uitgevoerd. Hij meet de algehele efficiëntie van een proces.
Als het probleem niet was aangepakt, had dit kunnen uitmonden in een toenemende achterstand en operationele complexiteit, schaalproblemen bij een groeiend opdrachtenvolume, aanhoudende vertragingen in de levering, een afnemende vraag en uiteindelijk hogere operationele kosten.
Waarom dit ook voor andere bedrijven belangrijk is ...
Wanneer complexe organisaties samenwerken - zoals vaak het geval is bij wereldwijde ondernemingen en lokalisatiepartners - kan de operationele maturiteit aan beide zijden direct invloed hebben op het succes van het partnerschap.
Lean helpt organisaties om inefficiënties vroeger op te sporen en om te verbeteren hoe teams samenwerken over complexe lokalisatiesystemen heen.
Joanna ziet het Lean-traject van LanguageWire niet alleen als een benadering om de interne werking te verbeteren, maar ook als een manier om een sterkere operationele partner voor klanten te worden.
"We zetten procesoptimalisatie om in gedeelde waarde voor onze klanten met behulp van gegevens, operationele inzichten, dashboards en inzicht in workflows. Deze transparantie maakt een open dialoog mogelijk, helpt inefficiënties op te sporen en verbetert continu de samenwerking."
Dat maakt van procesoptimalisatie een gezamenlijke inspanning, waarbij zowel LanguageWire als de klant samen onafgebroken de workflows verbeteren.
Validatieproblemen omzetten in mogelijkheden voor verbetering
Hoe vind je oorzaken van problemen binnen een complexe validatieopzet wanneer de verantwoordelijkheden verdeeld zijn over meerdere teams, talen en deelnemers?
Het antwoord schuilt in het combineren van de operationele zichtbaarheid met een gezamenlijke probleemoplossing.
Als lokalisatiepartner biedt LanguageWire een bredere kijk op workflows via gegevens, dashboards en procesinzichten, terwijl de klant expertise bijdraagt over zijn eigen teams, prioriteiten en interne processen.
Het klantverhaal in dit artikel is een echt voorbeeld uit de praktijk. Het laat zien hoe een Lean-kader, gegevensdashboards en constructieve gesprekken met belanghebbenden de doorlooptijd van het proces met 21% hebben verkort.
Samenwerken met LanguageWire
Een belangrijke eerste stap om je wereldwijde communicatiedoelen te bereiken, is de juiste lokalisatiepartner vinden. Als je een partner zoekt die aan jouw specifieke behoeften kan voldoen, met je mee kan opschalen en je kan ondersteunen bij veranderingen, dan ben je bij ons aan het juiste adres.
Neem contact op met een van onze experts om te ontdekken hoe wij je helpen meer markten te bereiken.
Dit is een artikel uit de mei 2026-editie van Lost & found in translation, onze maandelijkse nieuwsbrief waarin we inzichten en tips delen van mensen met ervaring in lokalisatie. Abonneer je om een melding te krijgen wanneer de volgende editie uitkomt.
