La documentación técnica y normativa ahora abarca diversos equipos y sistemas
En la actualidad, es poco frecuente que la documentación técnica permanezca en un solo sistema o equipo. En muchas organizaciones, la información técnica se crea y se distribuye entre distintos departamentos y plataformas.
Lo que se documenta influye en el modo en la que se gestiona y localiza la información. Los manuales de hardware, los centros de ayuda de software y los ecosistemas de productos híbridos introducen distintos flujos de trabajo de documentación, requisitos de publicación y retos de localización.
Los equipos de redacción técnica
pueden gestionar manuales de producto, guías de mantenimiento, instrucciones de uso (IDU) y fichas técnicas de producto estructurados.
Los equipos de marketing de producto y ventas
suelen crear contenido técnico para los clientes (folletos, material de ventas, artículos técnicos, folletos informativos de producto y vistas generales de las soluciones) diseñado para comunicar las funciones y el valor comercial de los productos.
Los equipos de asistencia y formación del cliente
pueden mantener guías de incorporación, documentación de implementaciones, contenido de resolución de problemas y artículos de bases de conocimientos multilingües.
Los equipos de software
pueden gestionar texto de interfaz de usuario, notas de versión y documentación para desarrolladores relacionados con los ciclos de lanzamiento.
A lo largo de la organización, la información técnica de los productos se distribuye entre distintos:
sistemas de gestión de contenidos (CMS),
sistemas de gestión de contenido por componentes estructurados (CCMS),
sistemas de gestión de información del producto (PIM),
plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP),
bases de conocimientos,
portales de asistencia
y repositorios de desarrollo.
En estos entornos, el material puede existir en formatos estructurados como XML o DITA y formatos sin estructurar como documentos de Word, PDF, hojas de cálculo, presentaciones o publicaciones basadas en el diseño.
En combinación, estos sistemas respaldan el modo en el que la información técnica se redacta, actualiza, reutiliza y distribuye en mercados globales.
¿Qué ocurre cuando los flujos de trabajo de localización se desconectan?
La localización suele abordarse como algo que ocurre después de que se haya creado el contenido en el idioma principal. En muchas organizaciones, los procesos de traducción se añaden a las operaciones de contenido existentes, en lugar de integrarse directamente en ellas.
En un primer momento, los equipos suelen intentar gestionar estas actividades de manera manual. La documentación se exporta desde los sistemas de autoría, se copia en hojas de cálculo, se envía por email a otros equipos o a traductores freelancer como archivos independientes. A continuación, los diseñadores pueden copiar manualmente el texto traducido y posteriormente pegarlo en el diseño en idiomas que desconocen. Los equipos de la web pueden volver a subir una copia traducida a las plataformas CMS página a página, mientras que el contenido de asistencia puede actualizarse por separado en diversos entornos de bases de conocimientos.
Aunque, en un principio, estos enfoques pueden parecer manejables, la complejidad crece rápidamente a medida que el contenido se expande a distintos idiomas, variantes de producto, lanzamientos de software y canales de publicación.
Lo que comenzó como un proceso sencillo de exportación y traducción puede convertirse rápidamente en operaciones fragmentadas que implican:
contenido duplicado
problemas de seguimiento de versiones
formatos incoherentes
gestión manual repetida
coordinación de distintos equipos, herramientas e idiomas.
A medida que aumenta el volumen de documentación multilingüe, los procesos de localización desconectados pueden crear obstáculos que ralenticen las actualizaciones, aumenten el trabajo manual y hagan que resulte mucho más complicado escalar la comunicación multilingüe.
Falta de contexto
La información técnica no suele existir de manera aislada. Una instrucción breve en una guía de mantenimiento puede depender de pasos anteriores. Una etiqueta de la interfaz de usuario puede depender de los elementos de la interfaz que la rodean. Una advertencia técnica puede estar relacionada con las instrucciones de seguridad que aparezcan en el conjunto de documentación.
Cuando el material se exporta a archivos independientes, los traductores pierden la visibilidad sobre cómo encaja la información en el flujo de trabajo a mayor escala.
Sin ese contexto, incluso las frases más sencillas pueden resultar ambiguas. Por ejemplo, una frase como «Comprueba los registros» puede hacer referencia a los registros de incidencias del sistema en un entorno de software. Sin contexto, podría interpretarse fácilmente como que deben comprobarse los registros físicos.
Pequeñas ambigüedades como esta pueden llevar a traducciones incorrectas, especialmente en entornos técnicos y normativos donde la terminología es muy especializada.
Incapacidad de reutilización y trabajo duplicado
Muchos entornos de documentación dependen mucho de la reutilización de contenido.
Una instrucción puede aparecer en distintos manuales de producto, versiones de software o artículos de asistencia para clientes. En los entornos estructurados, esta reutilización suele gestionarse de manera automática mediante componentes de contenido modulares.
Incluso en entornos menos estructurados, las organizaciones siguen necesitando mantener la coherencia y reducir los esfuerzos de traducción duplicados en distintos materiales multilingües.
Las memorias de traducción y las bases de datos terminológicas ayudan a los equipos a reutilizar las traducciones aprobadas, estandarizar la terminología y mantener la coherencia en distintos departamentos, productos y tipos de contenido.
Sin embargo, cuando el material se desconecta de sus flujos de trabajo originales, reutilizar las relaciones puede resultar más difícil de mantener y gestionar los recursos de traducción de una manera eficaz puede volverse más complicado.
El resultado es que contenido idéntico o casi idéntico puede traducirse una y otra vez en distintos proyectos, lo que aumenta los costes, ralentiza las actualizaciones e incorpora incoherencia en distintos idiomas.
Problemas de formato y diseño
Para los equipos que gestionan manuales, fichas técnicas de producto, presentaciones, documentación normativa, PDF multilingües o materiales para los clientes, la coherencia de formato puede convertirse en un gran desafío.
Los materiales técnicos y normativos suelen depender de diseños estructurados, tablas, diagramas, plantillas fijas y requisitos de formato multilingüe que pueden resultar difíciles de mantener en distintos idiomas. Los materiales para clientes como folletos, presentaciones de ventas y folletos informativos pueden introducir consideraciones de marca y diseño adicionales que también requieren un formato multilingüe cuidadoso.
Los procesos de exportación y reimportación manuales suelen conllevar cambios de formato que deben corregirse posteriormente de manera manual.
En el caso de la documentación multilingüe, esto suele generar trabajo de maquetación tras la traducción (ajuste de los diseños, las tablas, los diseños de página y la expansión de texto) para garantizar que el contenido se adapte adecuadamente en distintos idiomas y formatos.
Complejidad del control de versiones
La información técnica evoluciona constantemente.
Nuevas versiones de producto requieren que las instrucciones se actualicen. Los lanzamientos de software generan nuevas cadenas de interfaz de usuario y notas de versión. Los cambios normativos requieren actualizaciones de documentación en distintos mercados e idiomas.
Una vez la documentación se separa en archivos que deben localizarse, mantener la sincronización entre la versión original y las versiones traducidas resulta cada vez más complicado.
Los equipos se encontrarán registrando versiones en hojas de cálculo, emails, carpetas compartidas, repositorios y sistemas desconectados, lo que genera una complejidad adicional en cada ciclo de lanzamiento.
Los costes operativos de la localización desconectada
A medida que aumentan las operaciones de contenido multilingüe, los flujos de trabajo de localización desconectados pueden crear ineficiencias que van mucho más allá de la propia traducción. Con el tiempo, la coordinación manual entre distintos equipos de documentación, software, productos, asistencia y contenido puede conllevar una carga administrativa significativa para distintos departamentos.
Los redactores técnicos, los gestores de localización y los equipos de operación de contenido pueden pasar mucho tiempo coordinando las actualizaciones en lugar de mejorar la calidad del contenido o la experiencia de los usuarios.
A gran escala, las organizaciones suelen enfrentarse a desafíos como los siguientes:
retrasos en las actualizaciones de documentación ligados a la coordinación de la traducción
trabajo duplicado en distintos equipos e idiomas
aumento de los gastos de maquetación y formateo
ralentización de los ciclos de lanzamiento de software y productos globales
aumento de la carga de trabajo administrativa en equipos distribuidos
dificultad para mantener la coherencia multilingüe en distintos departamentos y canales.
A medida que aumenta la complejidad, los procesos desconectados pueden convertirse en un obstáculo que ralentiza las operaciones de contenido, aumenta los costes y limita la capacidad de una organización de escalar la comunicación multilingüe de un modo eficaz.
Para abordar estos desafíos, las organizaciones buscan cada vez más maneras de conectar la localización de un modo más directo a los sistemas y flujos de trabajo que ya utilizan los equipos.
Escalado del contenido multilingüe en distintos sistemas conectados
A medida que crecen las organizaciones, los procesos de localización necesitan respaldar la complejidad sin hacer que los redactores técnicos, los desarrolladores, los equipos de producto, asistencia y marketing trabajen en un único flujo de trabajo de traducción.
En su lugar, las operaciones de localización escalables dependen cada vez más de la capacidad de respaldar varios flujos de trabajo, sistemas y formatos de contenido en un marco operativo conectado mientras se reducen la coordinación manual y las entregas desconectadas.
Para mejorar la escalabilidad y reducir la fragmentación de los flujos de trabajo, las organizaciones suelen adoptar una combinación de:
flujos de trabajo de contenido estructurado
sistemas de gestión de traducción
gestión de la terminología
tecnología de memorias de traducción
asistencia de maquetación
automatización
conexión de las integraciones.
En lugar de depender de enfoques de exportación y traducción desconectados, las organizaciones intentan cada vez más mantener la conexión entre el contenido multilingüe y los sistemas donde se crea, actualiza y publica.
Conexión de la localización a los flujos de trabajo existentes
Muchas organizaciones están adoptando los flujos de trabajo de localización que permanecen conectados directamente a los sistemas de contenido y los entornos de publicación.
Esto puede implicar lo siguiente:
que los equipos de documentación técnica utilicen flujos de trabajo basados en XML e integraciones CCMS como MadCap IXIA CCMS
que los equipos de software conecten los flujos de trabajo de localización basados en repositorios a entornos Git y canales de lanzamiento
que los equipos de comunicación de producto localicen los materiales técnicos para los clientes mediante las integraciones CMS, PIM, comercio electrónico o Adobe Experience Manager (AEM)
que los equipos de asistencia conecten los flujos de trabajo multilingües directamente a las bases de conocimientos y las plataformas de asistencia al cliente como Zendesk
que se mantengan el contenido estructurado y los metadatos en los procesos de localización
que se automaticen la gestión de archivos, la creación de proyectos, los flujos de trabajo de formateo y los ciclos de actualización multiligüe mediante conectores y API.
Cuando se mantiene la conexión de la localización y los sistemas existentes, los equipos pueden seguir trabajando con las herramientas que utilizan mientras que las actualizaciones multilingües se producen en segundo plano como parte de un proceso de publicación y entrega más amplio.
Conecta la localización a la manera en que trabajan tus equipos
Muchas organizaciones siguen dependiendo de exportaciones manuales, flujos de trabajo desconectados y procesos de localización basados en archivos para gestionar el contenido técnico y normativo multilingüe.
Pero, a medida que las operaciones de contenido se distribuyen entre distintos equipos, sistemas y ciclos de lanzamiento, estos enfoques pueden resultar difíciles de escalar.
Los flujos de trabajo de localización modernos operan cada vez más como parte de un ecosistema de contenido más amplio que conecta las plataformas de documentación, los repositorios, los sistemas de asistencia, los entornos de producto y los flujos de trabajo de traducción en un proceso más unificado.
Con las integraciones, la automatización y el diseño de flujos de trabajo adecuados, las organizaciones pueden reducir la coordinación manual, conservar la estructura y la coherencia del contenido, y mantener la alineación de las actualizaciones multilingües con los productos y los ciclos de lanzamiento.
Si quieres saber cómo hacer que tus flujos de trabajo de documentación y localización sean más escalables, nuestros especialistas pueden ayudarte a evaluar tu configuración actual, identificar los puntos donde los flujos de trabajo desconectados crean gastos operativos y descubrir las oportunidades de integración que se adecúan a la manera en la que trabajan tus equipos.
Haz que la documentación técnica se pueda localizar desde el primer momento
Evita las modificaciones, reduce las excepciones y realiza lanzamientos con confianza en todos los mercados.
